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Google Workspace : guide complet sur ce qu’il faut savoir

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Google a introduit Googtle Workspace le 6 octobre 2020. Ce nouvel outil s’adresse aux employés de tous les secteurs, mais est disponible pour tous les utilisateurs.

Google Workspace a réussi à réunir toutes les personnes séparées par la distanciation sociale. Celui-ci rassemble tous les outils de collaboration et de productivité. Il fournit une expérience intégrée pour aider les personnes à travailler ensemble, partout où elles sont. Grâce à Google Workspace, vous tirez profit des avantages d’une véritable transformation numérique. Voici tout ce qu’il faut connaitre sur Google Workspace.

Qu’est-ce que le Google Workspace ?

En termes simples, Google Workspace est le nouveau G Suite. Google a renommé ce dernier en Google Workspace le 6 octobre 2020. Son objectif a été de répondre aux besoins de ses utilisateurs hautement variés. En réalité, le monde a changé. A ce rythme, nos vies professionnelles ont, elles aussi, évolué. Ainsi, Google a examiné son outil existant pour voir comment il peut créer une sorte de bureau numérique pour ses utilisateurs. Il a développé Google Workspace pour encourager une collaboration efficace et rapprocher les équipes, surtout dans le contexte actuel de la pandémie du coronavirus.

Google Workspace est une collection d’outils de productivité et de collaboration basés sur le cloud. Il est destiné pour les entreprises, les instituts et les organisations à but non lucratif. Cette plateforme inclut tous les outils de productivité et de collaboration les plus répandus et disponibles dans G Suite. On cite tout particulièrement Gmail, Docs, Sheets, Drive et Meet. Les produits Web sont disponibles via des plans d’abonnement mensuels.

Qu’est-ce qui distingue Google Workspace ?

Ses outils de collaboration sont ce qui distingue Google Workspace. Voici quelques spécificités de cette plateforme.

De nouvelles fonctionnalités pour renforcer la sécurité

Des outils de productivité améliorés signifient une productivité accrue. En utilisant Google Workspace, vos données entrent et sortent des serveurs volumineux de Google. Ceux-ci contiennent un certain nombre d’informations. De ce fait, la question de la sécurité et de la confidentialité sont cruciales. De nouvelles fonctionnalités de sécurité sont disponibles sur Google WorkSpace.

Google Workspace

On mentionne notamment les capacités de détection intelligentes dans Meet. Celles-ci empêchent les utilisateurs inconnus et potentiellement abusifs de perturber les réunions. Par ailleurs, on a la classification automatique indispensable des salons de discussion contenant du spam. Il n’est pas surprenant que le mastodonte de Google puisse se vanter de disposer d’une sécurité cloud de pointe. Google Workspace est doté de la technologie, des ressources et des connaissances nécessaires pour vous assurer que toutes vos données Google sont en sécurité.

Une nouvelle expérience utilisateur profondément intégrée

Des outils de communication ont été regroupés dans Google Workspace. Cela inclut le chat, le gmail, la gestion de contenu et les appels vidéo. Ces outils rendent faciles la collaboration entre les équipes et rationalisent l’expérience client. En outre, au lieu d’avoir à ouvrir un nouvel onglet pour visiter un lien dans un document, une feuille de calcul ou un diaporama, les utilisateurs peuvent désormais prévisualiser le lien en passant simplement leur souris dessus.

En revanche, il est possible collaborer sur Docs directement depuis Chat. Les utilisateurs de Workspace sont en mesure de créer un document avec les invités dans une salle de discussion. Tout le monde peut créer et éditer un document en synchronisation en temps réel. Mais ce n’est pas tout.

Google Workspace

Lorsqu’un utilisateur mentionne quelqu’un dans un document, une puce de contact intelligente fournit les coordonnées des personnes à l’intérieur et à l’extérieur d’une organisation. Cela fournit un contexte de type CRM aux interactions et suggère des actions qui pourraient être entreprises avec le contact.

De nouveaux plans d’abonnement

Chaque entreprise est différente. La nouvelle plate-forme Workspace de Google a ajouté de nouveaux plans d’abonnement pour refléter ce changement. Elle s’adresse aux petites, moyennes et grandes entreprises à des prix différents. Chaque forfait inclut Gmail, Drive, Meet, Calendar, Chat, Docs, Sheets, Slides, Keep, Sites, Forms et Currents. Ils diffèrent par le support et le stockage qu’ils offrent.

Quels sont les différents forfaits de Google Workspace ?

Une fois que vous vous êtes inscrit sur la plateforme, vous avez droit à une offre d’essai gratuite de 14 jours. A la fin de la période d’essai, vous devez démarrer un abonnement payant pour continuer à bénéficier de Google Workspace. 4 types de forfaits sont proposés aux utilisateurs. Le premier est le plan Business Starter à 4,68 € par utilisateur par mois. Il permet une visioconférence accueillant jusqu’à 100 participants.

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Le Business Standard est la seconde option. Il est accessible à 9,36 € par utilisateur par mois. Il permet une visioconférence pouvant accueillir jusqu’à 150 participants. Quant à la version Business Plus, à 15,60 € par utilisateur par mois, sa fonctionnalité vidéoconférence peut héberger jusqu’à 250 participants. Elle bénéficie également de fonctionnalités de sécurité et de gestion avancées.

Le dernier, et non le moindre, est le plan Enterprise. Il bénéficie d’autant d’espace de stockage que nécessaire. Il est caractérisé par un suivi de la participation. Les tarifs sont disponibles auprès du service commercial.

Comment migrer de G Suite vers Google Workspace ?

Pour passer de G Suite à Google Workspace, vous devez effectuer une mise à niveau ou rétrograder vers l’une des éditions de Google Workspace. Toutefois, si vous êtes abonné à un forfait G Suite annuel/fixe actif, votre abonnement restera inchangé. Vous pouvez migrer vers Google Workspace une fois la période d’abonnement terminée.

Comment accéder à Google Workspace?

Avant de pouvoir bénéficier des applications intégrées à Google Workspace, il faut choisir un plan basé sur un abonnement. Ceci fait, vous pouvez continuer à configurer le premier compte utilisateur de l’administrateur et le domaine qui utilisera Google Workspace.

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L’ensemble du processus d’installation est facile et doit être fait en quelques secondes. Vous pouvez ensuite vous connecter, configurer Google Workspace selon vos besoins professionnels et personnaliser votre compte en conséquence. Ce faisant, vous pouvez ajouter des utilisateurs, définir les autorisations d’accès, introduire plus de domaines et personnaliser le tableau de bord de votre entreprise.

Utiliser Google Workspace

Voici quelques façons d’utiliser les différents outils offerts par Google Workspace.

Google Chat

Si vous activez le Google Chat de Gmail, vous aurez à la fois des discussions et des salles disponibles. Outre le partage de fichiers, Google Chat intègre également d’autres services. A partir du Chatbox, vous pouvez partager un fichier à partir de votre lecteur Google, créer une réunion vidéo sur Google Meet et fixer un rendez-vous via Google Calendar. En plus de discuter aux particuliers, vous pouvez créer des groupes. Cela permet de coordonner des équipes et des conversations générales de groupe.

Google Spaces

Cette fonctionnalité est pratique pour la création d’espaces organisés pour différents projets. Chaque section a sa propre section de chat, de fichiers et de tâches. L’onglet de discussion garantit que toutes les conversations relatives à votre espace restent au même endroit. En plus, vous pouvez partager des fichiers, créer une conférence vidéo ou même planifier une réunion directement à partir de l’outil.

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Si vous devez partager des fichiers avec votre équipe, l’onglet Fichiers vous permettra de le faire sans difficulté. Vous pouvez télécharger des fichiers de votre ordinateur ou partager des documents de votre lecteur Google. De plus, chaque fichier conservera ses autorisations. Lorsque vous partagez un document, vous avez le choix de laisser ou non votre équipe afficher, commenter ou modifier les autorisations.

Enfin, l’attribution de tâches est effectuée directement dans la section Tâches. Vous pouvez créer une affectation, inclure tous les détails, définir une date d’échéance et l’attacher à une personne spécifique. Cela envoie automatiquement la tâche à la propre application Google Tasks du cessionnaire.

Google Meet

Google Workspace inclut un raccourci pour créer et rejoindre des réunions. Vous verrez le lien de salle de réunion lorsque vous cliquez sur Nouvelle réunion. Vous pouvez également envoyer des invitations par courrier électronique.

Google meet

L’option « Commencer maintenant » ouvrira une nouvelle fenêtre de navigateur où vous effectuerez votre réunion. Donc, vous n’aurez pas à télécharger ou à installer des applications distinctes. Vous êtes en mesure de rejoindre une réunion directement à partir de Google Workspace. Choisissez Rejoindre une réunion, entrez le code de la salle de réunion et vous y êtes.

Google Agenda et Google Keep

A partir de cette fonctionnalité, vous voyez et gérez le calendrier de sa journée. Vous pouvez même créer de nouveaux événements directement à partir de votre écran. Le réglage de votre horaire devient encore plus pratique.

Prendre des notes se fait sans aucune difficulté avec Google Keep. Lorsque vous cliquez sur cette icône, vos notes les plus récentes apparaitront. Lorsque vous créez une note, il est automatiquement lié à un email que vous avez ouvert. Même après avoir enregistré la note, vous pouvez toujours voir son email source. En cliquant sur la source, cela vous conduira à cet e-mail au lieu d’avoir à rechercher votre boîte de réception.

Google Contacts

Google meet

Si vous avez un smartphone Android, vous pouvez afficher tous vos contacts sur l’outil de gestion de carnets d’adresses de Google. Recherchez des personnes et contactez-les directement à partir de cette vue. En un seul clic, vous serez capable d’envoyer un courrier électronique, discuter ou définir un rendez-vous.

Google Tasks

Toutes les tâches dont vous avez besoin, y compris celles qui vous sont affectées dans Google Spaces sont présentes sur cette fonctionnalité. Pour vous aider à vous tenir organisés, vous n’avez qu’à créer des listes pour séparer les tâches dans leurs sections. Si vous ajoutez des dates d’échéance à vos tâches, elles s’afficheront dans votre calendrier.

Google Workspace en vaut-il la peine ?

Google Workspace

Il faut dire que Google Workspace est une plateforme efficace. Si vous n’avez pas de bureau central pour les réunions, il existe de nombreuses façons de rester en contact avec votre équipe via Workspace. Vous pouvez recourir à d’autres applications comme Slack pour la messagerie et Zoom pour les réunions. Mais vous devez envisager des frais supplémentaires pour chaque plate-forme.

La combinaison de fonctionnalités de Google Workspace représente un excellent rapport qualité-prix. Cela est vrai, quelle que soit la taille de votre entreprise. Si vous avez une petite entreprise, Business Starter et Business Standard offrent un important espace stockage et de nombreuses options d’appel vidéo. Tous les forfaits Google Workspace sont accompagnés d’un essai gratuit de deux semaines. Par conséquent, vous pouvez essayer la plate-forme si vous n’êtes pas tout à fait prêt à vous engager.

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