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Le virtuel remanié par l’une des agences star de l’événementiel

À l’heure du COVID-19, le monde de l’événementiel est contraint de se tourner vers le digital. Plutôt qu’un handicap, l’agence française WIN-WIN est parvenue à faire du numérique une force en exploitant les technologies de réalité virtuelle et augmentée…

Le secteur de l’événementiel a été frappé de plein fouet par la crise du COVID-19. Depuis le début de la pandémie, les rassemblements sont interdits partout dans le monde. Et contrairement aux restaurants ou aux cafés qui ont pu ouvrir l’été dernier, le monde de l’événement n’a connu aucun répit.

C’est malheureusement logique, car les bains de foule seraient une véritable aubaine pour le coronavirus. À l’heure de la distanciation sociale, il n’y a donc pas de place pour les concerts, les salons, les compétitions sportives ou les conférences.

Dès l’émergence du SARS-CoV-2, de nombreux événements majeurs ont été annulés un peu partout dans le monde. Au total, 75% des événements prévus en 2020 n’ont pas eu lieu. Aucun domaine n’a été épargné. Même les Jeux olympiques de Tokyo se dérouleront finalement sans spectateurs venus de l’étranger…

Face à cette catastrophe, l’événementiel n’a eu qu’une option : passer au digital. Les festivals musicaux, les conférences, les plus grands salons ont dû adopter un nouveau format numérique pour éviter l’annulation pure et simple.

Cette transformation s’est d’abord faite dans la précipitation, dans un premier temps, afin de ne pas ruiner des mois entiers d’efforts et d’organisation. Par la suite, toutefois, l’univers de l’événementiel est parvenu à s’adapter rapidement et à embrasser ce bouleversement.

Pour beaucoup, la virtualisation de l’événementiel est vécue comme un désastre, un handicap, une contrainte avec laquelle il faut composer. Toutefois, certains ont réussi à convertir ce coup du sort en opportunité d’innovation

WIN-WIN : l’offre E-LIVE® pour rendre les événements virtuels plus humains et émotionnels.

Fondée en 2007 par Christophe Cousin et Mathieu Venturini, l’agence événementielle WIN-WIN compte parmi les plus renommées en France. Présente sur trois sites à Paris, Marseille et dans l’Oise, cette agence indépendante de 45 collaborateurs générait avant la crise près de 15 millions d’euros de chiffre d’affaires annuel.

Elle compte parmi ses clients des entreprises de prestige comme Chanel, Lancôme ou Mercedes-Benz. Hélas ! Dès le début mars 2020, 100% des événements prévus par l’agence sur les six prochains mois ont été annulés.

Sachant que 2 tiers de son chiffre d’affaires repose sur l’événementiel, l’entreprise aurait donc pu perdre plus de 50% de ses revenus annuels. Elle aurait pu. Toutefois, WIN-WIN a choisi de dire ” non ” et de relever le défi face à la fatalité.

Par chance, l’agence a investi dans le digital dès sa création et il y a cinq ans déjà, la créé son ” hub digital ” à Marseille. L’objectif ? Adapter les technologies de pointe aux métiers de l’événementiel. Bien avant la crise, elle avait donc embrassé la transformation numérique.

C’est ce qui lui a permis, en mai 2020, de lancer l’offre ” E-LIVE® ” : des événements 100% digitaux ou hybrides, conçus pour ” insuffler de l’humain ” et ajouter du sens et de l’émotion aux événements virtuels.

Une manière de rendre les événements digitalisés attrayants et mémorables, en s’éloignant des webinars sans âme organisés massivement depuis le début de la pandémie. Et pour y parvenir, WIN-WIN s’appuie beaucoup sur la réalité virtuelle et augmentée.

La VR / AR au secours de l’événementiel

L’offre E-LIVE® se décline en plusieurs versions, adaptées aux différentes catégories d’événements. Par exemple, ” E-LIVE® EXPO ” est dédiée aux salons, aux congrès et autres foires commerciales.

Afin de rendre ces rassemblements digitaux plus vivants, WIN-WIN a de nombreuses idées. Les visiteurs peuvent créer des avatars personnalisés, afin de pouvoir s’identifier entre eux. Ils peuvent ensuite se déplacer et communiquer dans un espace virtuel en 3D jonché d’éléments interactifs.

Des salles virtuelles thématisées sont entièrement dédiées au networking, et il est même possible de prendre un café virtuel en tête à tête avec un interlocuteur. Un portail en VR ” interdimentional gate ” permet même de se téléporter n’importe où. En bref, grâce à la VR, les salons virtuels deviennent plus vrais que nature.

L’offre ” E-LIVE® RETAIL ” est pensée pour remplacer les lieux de marque, les pop-up stores, les stands commerciaux ou les roadshows à l’heure du COVID-19. Là encore, les visiteurs peuvent se déplacer librement dans un espace virtuel modélisé en 3D interactif et discuter entre eux. De plus, les produits peuvent être présentés à 360°, et les visiteurs peuvent même tester des options de personnalisation.

Pour les présentations presse, l’activation influenceur ou l’engagement de communauté, WIN-WIN propose ” E-LIVE®  Advocacy “. L’agence organise des diners ou des cocktails virtuels pouvant réunir plus de 50 personnes, avec livraison de repas à chaque convive dans le monde réel.

Les participants peuvent aussi recevoir un casque VR de type Cardboard pour découvrir du contenu, et des goodies en réalité augmentée donnent vie aux supports de communication. Des photoboots avec filtres en réalité augmentée viennent également pimenter l’expérience.

Afin de rendre les événements virtuels plus chaleureux, WIN-WIN a de nombreuses idées. Pour l’accueil, l’agence a par exemple créé une interface phygitale grâce à laquelle les visiteurs sont reçus par une véritable hôtesse. Les invités peuvent même signer un livre d’or digital.

Des événements virtuels couronnés de succès

Alors, les événements virtuels peuvent-ils vraiment être un succès ? Jusqu’à présent, WIN-WIN s’en sort bien. Et même très bien.

L’agence a notamment organisé l’édition 2020 des 24 heures du Mans sous une forme numérique (en partenariat avec ETX Studio pour la création de contenus). Grâce à la plateforme 24H-UNITED.com, les fans ont pu profiter d’un contenu exclusif et immersif : accès exclusif à la pitlane, visite du célèbre musée, accès au circuit, et même visionner la course depuis les safety cars grâce à des caméras à 360 degrés embarquées. Une immersion à 360 degrés dans la team Toyota était même proposée. Une expérience unique qui a déjà reçu plusieurs prix créatifs.

Le public a répondu présent, et cette version virtuelle de la célèbre course s’est soldée par un triomphe. Plus de 200 000 visiteurs ont été recensés, pour un total de 1 200 000 pages vues, 45 millions d’impressions sur les réseaux sociaux, et plus de 30 000€ de dons récoltés pour la Société Savante Européenne de Réanimation.

D’ailleurs, le 28 mars 2020, WIN-WIN a organisé le premier congrès virtuel mondial de médecins réanimateurs pour l’ECISM. Cette conférence de huit heures, regroupant 24 speakers, a attiré 135 000 participants contre environ 5000 à 6500 en temps normal lors des congrès organisés physiquement.

Le virtuel peut donc se révéler bénéfique. Bien que cette transition numérique soit initiée par la contrainte, cette agence française est parvenue à la tourner à son avantage grâce à son expertise et sa chaîne de compétences permettant d’assurer l’organisation parfaite des événements digitaux et allant même jusqu’à investir et installer plus de 700 m2 de studios E-LIVE®  à Paris et Marseille (Plateau TV, fonds verts, plateau TEDx, Culinaire…)

Pour le futur, WIN-WIN anticipe d’ailleurs une pérennisation des événements digitaux ou tout du moins hybrides. Même lorsque la pandémie ne sera plus qu’un lointain souvenir (le plus tôt possible, on l’espère), les avantages offerts par les technologies continueront probablement d’être exploités…

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