Le lieu de travail moderne évolue constamment pour s'adapter à la vitesse de l'innovation technologique et à une main-d'œuvre de plus en plus éloignée.
Aujourd'hui plus que jamais, les entreprises et les organisations doivent permettre à leurs employés de rester connectés et travailler ensemble, qu'ils soient en poste ou dispersés aux quatre coins du monde. Heureusement, il existe des logiciels spécialement conçus pour résoudre ce défi. Zoho Workplace fait partie de l'un d'eux. Voici un dossier complet sur cette suite bureautique en ligne basée sur le web.
Quels sont les principaux intérêts de Zoho ?
Zoho est une suite bureautique en ligne très populaire. Elle vous permet notamment de collaborer en temps réel avec vos coéquipiers, co-créer des documents, analyser les données des feuilles de calcul à l'aide de graphiques et de flux de travail automatisés, et concevoir de superbes présentations avec des éléments intelligents.
L'outil aide les équipes à enregistrer, accéder et gérer les fichiers dans un référentiel central. Il leur permet de créer un intranet social pour l'organisation et alimenter les discussions via les forums. Grâce à lui, ils sont en mesure de mettre en place des sessions de formation virtuelles interactives pour le public.
Zoho permet aussi la création des adresses e-mail de domaine personnalisées pour votre entreprise avec des boîtes aux lettres sécurisées, cryptées et sans publicité. Il unifie la communication d'équipe avec des conversations de chat ou des appels organisés.
Les différentes fonctionnalités présentes sur Zoho
Zoho Workplace rassemble 9 applications pour une collaboration transparente ainsi qu'une plus grande productivité. Celles-ci sont pratiques pour gérer vos fichiers de manière centralisée sur le cloud et communiquer sans limites.
Zoho Mail
Zoho Mail est une plate-forme de communication d'entreprise collaborative. C'est une combinaison de courrier électronique classique et d'outils collaboratifs modernes tels que les commentaires, les likes et le partage. C'est une application logicielle intelligente pour les entreprises en croissance. Elle vous aide à attirer, fidéliser les clients. En outre, elle dispose d'une base CRM solide avec une fonction de base de données de contacts complète.
Zoho Connect
Zoho Connect est une application qui unifie les personnes, les ressources et les applications dont elles ont besoin. Grâce à elle, les utilisateurs ont la possibilité de partager des idées, tenir des discussions en temps réel et contacter n'importe qui dans le réseau. Ils sont aussi capables de créer des applications, construire des connaissances et gérer les plans de travail. Enfin, Zoho Connect permet d'accéder à des applications conçues pour rendre le travail d'équipe facile et rapide.
Zoho Writer
Zoho Writer est un outil de traitement de texte en ligne intégrant des fonctionnalités de collaboration en temps réel. Il constitue un outil d'édition de documents et de collaboration idéal pour les petites équipes et les organisations. Il fournit une solution flexible et abordable pour les équipes plus grandes et dispersées dans le monde entier.
Avec Zoho Writer, les utilisateurs peuvent créer, modifier, collaborer et publier des documents en ligne, en temps réel. Cette application présente également une intégration étroite avec MS Word, garantissant une expérience de travail transparente. Les utilisateurs ont la possibilité de consulter le contenu dans Zoho Writer à l'aide du suivi des modifications et afficher toutes les modifications apportées dans MS Word.
Zoho Show
Zoho Show fournit une plate-forme pour ceux qui apprécient présenter de nouvelles perspectives et inspirer le public à travers leurs histoires. Il permet aux présentateurs d'ajouter des visuels particulièrement intéressants à leurs diapositives et retenir l'attention du public. Qu'il s'agisse d'une salle de classe, d'une salle de réunion, d'une salle de conférence ou de tout autre événement, Zoho Show est efficace pour transmettre, convaincre et communiquer.
Zoho Show lit les présentations dans différents formats de fichiers et les enregistre sur votre bureau dans différents formats. Il peut publier des présentations sur différents canaux publics et même les intégrer dans des forums, des sites Web et des blogs pour faciliter le partage public. Le logiciel est disponible pour les appareils iOS et Android pour vous permettre de créer des présentations à tout moment, n'importe où.
Zoho Sheet
Zoho Sheet est une application de feuilles de calcul. Elle vous offre l'espace nécessaire pour organiser les données, discuter des rapports avec votre équipe et analyser les données, où que vous soyez. Elle fournit des applications natives pour iOS et Android, évitant ainsi de connecter les utilisateurs à leurs ordinateurs portables.
L'application permet de créer, modifier, partager et travailler sur vos feuilles de calcul en ligne. L'outil de nettoyage de données intelligent permet de se débarrasser des doublons de données, des incohérences et des valeurs manquantes en un tournemain. Zoho Sheet intègre plus de 350 fonctions et graphiques multi-axes pour une meilleure analyse des données.
En outre, elle embarque des fonctionnalités d'édition et de collaboration en direct pour travailler ensemble en temps réel. Enfin, elle permet l'importation et l'exportation de fichiers directement à partir d'autres lecteurs cloud tels que Google Drive, OneDrive, Dropbox et Box.
Zoho Docs
Zoho Docs est un système de gestion de documents en ligne où vous pouvez stocker tous vos fichiers dans un emplacement centralisé. Vous pouvez y accéder depuis n'importe où et depuis n'importe quel appareil. Il est possible de télécharger, stocker, créer, modifier, partager et afficher tout type de fichier. Cela inclut les documents, les feuilles de calcul, les images, la musique, les vidéos, etc. Les options de stockage en ligne, de partage, de productivité et de collaboration de Zoho Doc aideront les membres d'une entreprise à collaborer sans effort sur des documents.
Zoho Sites
Zoho Sites est un « créateur de site Web instantané » pour créer des sites Web visuellement attrayants. Aucune expérience n'est requise pour l'utiliser. Vous pouvez même créer votre site gratuitement et bénéficier d'un hébergement gratuit. Zoho Sites permet de :
- Personnaliser l'apparence de votre site avec l'éditeur visuel.
- Personnaliser chaque aspect de la conception de votre site avec l'éditeur de style.
- Inviter des collègues à contribuer au processus de création du site.
- Créer une page de blog et interagir avec les visiteurs via des commentaires.
- Obtenir un meilleur classement avec les outils de référencement et l'analyse du trafic.
- Créer des sites Web protégés par SSL et conformes au RGPD.
Zoho Show Time
Zoho ShowTime est une solution de formation tout-en-un conçue pour les formateurs, les RH, les professionnels de la vente et du marketing. Elle permet d'héberger à la fois une formation virtuelle en direct et proposer des cours à votre rythme. Il est nécessaire de configurer les paiements pour héberger une formation payante. Il faut gérer vos participants et prospects via l'intégration de Zoho CRM. Show Time est une application basée sur le cloud, de sorte que votre formation peut être présentée de n'importe où, à tout moment.
Zoho Chat
Zoho Chat fournit une communication d'équipe efficace avec des conversations de chat ou des appels organisés. Cet outil permet des réunions en ligne (audio et vidéo) fortement sécurisées.
Zoho Workplace ou Google Workspace?
Zoho Workplace et Google Workspace sont deux outils de collaboration et de productivité populaires qui regroupent la messagerie, le chat, l'agenda, la gestion de documents et bien plus encore. Ils sont basés sur le cloud. Leur liste complète d'applications est accessible de n'importe où dans le monde. Voici quelques caractéristiques des deux outils qui aideront l'utilisateur à faire le meilleur choix.
La sécurité et la confidentialité
En matière de sécurité, Zoho Workplace et Google Workplace offrent une authentification à deux facteurs, un cryptage au repos pour les e-mails, un cryptage des données au repos et en transit pour le stockage de fichiers et un cryptage TLS. Ainsi, quel que soit votre choix, vos données sont sécurisées.
Cependant, la politique de confidentialité de Google est assez obscure. D'ailleurs, la société a reçu sa part de critiques pour ses pratiques de collecte de données et de suivi des utilisateurs. Zoho, en comparaison, prétend n'avoir jamais vendu les informations des utilisateurs à des fins publicitaires et explique clairement comment il collecte et traite les données des utilisateurs. Bien que cela ne devrait pas décourager les parties intéressées d'essayer Google Workspace, c'est certainement un critère à considérer lors du choix d'un outil de collaboration.
Support technique
Concernant le support technique, Google Workspace est le grand gagnant. Il est vrai que Zoho Workplace offre une base de connaissances étendue, qui comprend des webinaires, des FAQ et des guides de l'utilisateur, ainsi qu'un système de billetterie en libre-service. Mais ceux-ci ne peuvent pas rivaliser avec l'assistance par e-mail, chat et téléphone 24h/24 et 7j/7 de Google. En plus de cela, Google Workspace dispose de sa propre base de connaissances, de certifications de formation et de forums de support client.
Coût et stockage
Zoho et Google ont tous deux plusieurs plans pour leurs suites bureautiques respectives. Chacune propose une allocation de stockage et des capacités différentes selon le prix.
Les différentes options d'abonnement de Zoho Workplace
Le plan « Standard » de Zoho s'élève à $3 /Utilisateur /Mois pour une facturation annuelle. Il propose un stockage mail par utilisateur de 30Go et un stockage WorkDriveTeam par utilisateur de 10Go. Quant à la version « Professionnelle », elle propose une facturation annuelle de $6 /Utilisateur /Mois. Elle fournit un stockage mail par utilisateur de 100Go et un stockage WorkDrive Team par utilisateur de 100Go.
Il convient de noter que Zoho propose également un forfait « Mail uniquement » qui commence à 1 $ par utilisateur et par mois. Les organisations qui choisissent ce plan ont accès à toutes les fonctionnalités de Zoho Mail. Cela inclut l'hébergement des e-mails pour plusieurs domaines, le partage d'e-mails et de dossiers et l'accès hors ligne et la fonctionnalité de calendrier.
Les différentes options d'abonnement de Google Workspace
Google Workspace compte 4 options d'abonnements. Les utilisateurs bénéficient d'une offre d'essai gratuite de 14 jours. Il existe également des types d'abonnement payant. Le plan Business Starter est à 4,68 € par utilisateur par mois. Il permet un Espace de stockage dans le cloud de 30 Go par utilisateur.
Le plan Business Standard s'élève à 9,36 € par utilisateur par mois. Il fournit un espace de stockage dans le cloud de 2 To par utilisateur. Le plan Business Plus est à 15,60 € par utilisateur par mois avec un espace de stockage dans le cloud de 5 To par utilisateur. Enfin, le tarif du plan Enterprise est disponible auprès du service commercial. Celui-ci a la spécificité d'offrir un stockage cloud illimité.
Le verdict
En fin de compte, il est difficile de désigner un favori clair. Zoho Workplace est certainement l'option la plus abordable. De plus, elle gagne des points pour son accent sur la confidentialité. Mais Google offre un support technique supérieur. Par conséquent, la meilleure option dépend entièrement des besoins de votre organisation.
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