in

Réunion virtuelle : une véritable alternative à la réunion en personne

Ressources Humaines VR

La réunion virtuelle gagne en ce moment du terrain auprès des professionnels. La raison est qu’elle leur propose pas mal d’avantages bien captivants par rapport à la réunion en personne. De plus, ce ne sont pas les outils et les applications VR dédiés à cet effet qui manquent sur le marché à l’heure actuelle.

Grâce à l’évolution incessante de la technologie VR, plusieurs aspects du monde professionnel sont désormais nettement facilités. Parmi ceux-ci, il y a les réunions, qui peuvent dorénavant se faire à distance. Les collaborateurs peuvent ainsi se voir et discuter comme s’ils étaient réellement en face à face, bien qu’ils se trouvent à des endroits différents. Voici tout ce qu’il faut savoir sur cette nouvelle forme de réunion.

réunion virtuelle

Réunion virtuelle : qu’est-ce que c’est concrètement ?

Grâce aux divers progrès technologiques, notamment à l’avènement de la réalité virtuelle, la réunion virtuelle est rendue possible. Il s’agit donc d’une nouvelle forme de réunion où les participants n’ont pas besoin de se déplacer pour y assister. Ils peuvent le faire, peu importe où ils se trouvent.

En somme, la distance n’est pas ainsi un problème, contrairement à une réunion en personne qui requiert la présence de tous les participants. Pour réaliser la réunion à distance, il suffit de recourir à certains équipements conçus à cet effet.

Il est bon de souligner que le nombre d’individus pouvant assister à une telle rencontre virtuelle n’est pas limité. Tous les membres d’une équipe, par exemple, peuvent très bien y participer.

Réunion virtuelle : pour quels avantages ?

Étant donné que la réunion se fait à distance, les participants n’ont qu’à réserver du temps pour y assister sans besoin de se déplacer. Cela réduit considérablement l’empreinte carbone puisqu’ils n’ont pas à prendre un moyen de transport quelconque pour aller au lieu de la réunion.

Il faut d’ailleurs savoir que cette nouvelle forme de réunion est très bon marché. Pour l’organiser ou y assister, il suffit de disposer d’un outil et d’une application VR adaptés, et bien sûr d’une connexion internet.

On n’a nullement besoin de louer un local ou des matériels spécifiques pour réaliser la rencontre. On n’a pas non plus besoin d’organiser le transport pour les individus présents.

Les différences de la réunion à distance avec celle en personne

Les différences de la réunion virtuelle avec celle en personne sont assez évidentes. Comme il a été dit précédemment, les participants à cette dernière sont tenus de se déplacer et de venir dans une même salle pour réaliser la rencontre.

Il peut s’agir d’un bureau, d’une salle de réunion ou même d’un restaurant. Les personnes sont de ce fait obligées de se préparer en amont pour y assister. Néanmoins, elles peuvent s’exprimer en se servant du langage corporel.

Les malentendus sont d’ailleurs moins probables, et chaque individu est plus discipliné. Aucune chose ne risquera de le distraire facilement puisqu’il se trouve dans un environnement plus sérieux. Enfin, la rencontre en personne reste meilleure pour les tâches nécessitant un travail d’équipe.

réunion virtuelle

Le guide ultime pour bien organiser une réunion virtuelle

L’organisation d’une réunion virtuelle ne doit pas se faire de n’importe quelle manière. Pour qu’elle soit efficace et fructueuse, et pour que chaque participant s’implique, il est important de passer par un certain nombre d’étapes clés.

Opter pour le bon outil

Afin que la réunion à distance soit plus rapide, plus simple et surtout plus collaborative, il est essentiel de choisir le bon outil pour la réaliser. Pour cela, il est indispensable de prendre en compte un certain nombre de critères.

Ce qu’il faut faire avant tout, c’est donc de définir ses réels besoins en termes de fonctionnalités. Il faut aussi considérer le nombre de personnes qui vont assister à la rencontre.

Il est enfin important de s’assurer que les technologies choisies sont bel et bien capables de simplifier les processus. Celles-ci doivent permettre aux différents participants d’accéder à l’information aisément tout en les aidant à rester concentrés sur les objectifs qu’ils doivent atteindre.

Créer un espace hors du cadre des réunions

Lorsqu’on travaille avec des collaborateurs dans un même local, on a plusieurs occasions d’échanger avec eux tout au long de la journée. Cela permet de tisser des liens entre les membres de l’équipe. Chaque personne sera alors plus à l’aise avec les autres, ce qui l’incitera à s’impliquer davantage.

Malheureusement, ces interactions et conversations informelles ne sont pas faisables lors d’une réunion virtuelle. De plus, il est assez difficile pour un individu de nouer de véritables liens d’amitié avec un autre qui se trouve à l’autre bout du monde.

C’est la raison pour laquelle les responsables de la rencontre doivent penser à créer un espace partagé hors du cadre des réunions. L’idée est de faire en sorte que chaque personne se sente à l’aise, fasse mieux connaissance avec les autres et se sente intégrée à l’équipe. Les collaborateurs seront d’ailleurs sur un pied d’égalité.

Choisir le meilleur horaire pour les réunions

Lorsqu’on organise une réunion virtuelle, trouver le bon horaire pour la rencontre peut être un véritable casse-tête. Effectivement, les disponibilités de chaque participant peuvent être différentes.

Les choses se corsent surtout quand les collaborateurs se trouvent dans des pays différents qui n’ont pas le même fuseau horaire. Il va alors falloir identifier des horaires qui peuvent correspondre aux divers fuseaux horaires.

Pour se faciliter la tâche, on peut recourir à certains outils permettant de définir le meilleur horaire. Parmi ceux-ci, il y a, entre autres, Worldtimebuddy, World Clock Meeting Planner ou encore Every Time Zone. Dans tous les cas, il est fortement conseillé de toujours planifier les rencontres longtemps à l’avance.

Définir un ordre du jour clair

réunion virtuelle

Afin de mener à bien la réunion à distance, il est aussi essentiel de définir un ordre du jour clair. Il faut notamment déterminer en amont les points de discussion, les participants, la durée de la rencontre, etc.

L’élaboration de lignes directrices est également importante. Celles-ci vont aider à définir les règles à respecter durant la réunion. Ainsi, chaque collaborateur sera plus enclin à faire ce qu’on attend de lui.

Dans cette même vision, il est indispensable de mettre en place certaines règles de bonne conduite. Les participants sont donc tenus de les suivre pour que la réunion se déroule sans encombre.

Susciter l’intérêt des participants et réaliser un suivi de la réunion

Chacune des étapes citées précédemment est essentielle à l’organisation d’une réunion virtuelle. Cependant, elles ne serviront à rien si les responsables ne suscitent pas l’intérêt de chaque membre de l’équipe.

Pour ce faire, ils doivent penser à discuter amicalement avec les participants avant le début de la réunion. Ils doivent aussi leur demander de se présenter. Il faut d’ailleurs veiller à donner une tâche à chacun d’eux. Les membres les plus timides doivent enfin être invités à participer pour qu’ils soient plus actifs.

La réussite d’une réunion à distance repose en outre sur son suivi. L’idée est de demander aux collaborateurs leurs impressions après la rencontre. En suivant à la lettre ces différentes étapes, on peut être plus sûr de l’efficacité d’une telle réunion.

Quels sont alors les outils à privilégier pour réaliser une telle réunion ?

Le choix de l’outil ne doit pas être pris à la légère lors de l’organisation d’une réunion virtuelle. Il ne faut pas oublier qu’il y en a toute une panoplie sur le marché. Néanmoins, parmi les meilleurs, on retrouve Slack. Il s’agit d’un outil de messagerie d’équipe rassemblant tous les types de communication.

Join.me peut aussi très bien faire l’affaire. C’est une application polyvalente. Pour assurer le bon déroulement d’une réunion à distance, Dropbox, Google Drive, FaceTime et Skype constituent également de bonnes options. Ce sont même les outils les plus connus dans le domaine.

Toutefois, on peut aussi se tourner vers Periscope, Zoom, Freeconferencecall, GoToMeeting/GoToWebinar, WebEx ou encore GroupMe. À noter que chacun de ces outils présente ses propres avantages. Le choix dépend grandement des besoins et des préférences de chacun.

réunion virtuelle

Qu’en est-il des meilleures applications VR pour réaliser une réunion virtuelle ?

Pour organiser une réunion virtuelle, les responsables ne peuvent pas non plus laisser de côté les applications VR dédiées à cet effet. Il ne faut toutefois pas opter pour n’importe laquelle. Afin de dénicher la meilleure, il est important de prendre en considération quelques critères.

Parmi ceux-ci, il y a la facilité d’utilisation de l’application convoitée. Il y a aussi sa compatibilité avec les différentes plateformes VR. Il y a enfin sa capacité à interagir avec les présentations, les divers documents liés au travail, etc.

Dans la liste des meilleures applis VR pour réaliser une réunion à distance, on compte ainsi MeetinVR, Rec Room et Glue, toutes les trois disponibles sur PC VR et Oculus Quest.

D’autres applications VR à privilégier pour organiser une réunion à distance

Parmi les meilleures applications VR disponibles pour réaliser une réunion virtuelle, il y a également BigScreen VR, Rumii et AltSpace. Ces trois applis sont compatibles avec Oculus Go, Quest et PC VR.

Pour les propriétaires d’un HTC Vive Focus ou d’un casque VR Pico, ils peuvent opter pour Engage. Cette application fonctionne aussi sur PC VR et Quest.

Pour ceux qui souhaitent organiser une réunion en se servant tout simplement de leur navigateur, FrameVR et Mozilla Hubs sont les applications à privilégier.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *