La réunion virtuelle gagne en ce moment du terrain auprès des professionnels. La raison est qu'elle leur propose pas mal d'avantages bien captivants par rapport à la réunion en personne. De plus, ce ne sont pas les outils et les applications VR dédiés à cet effet qui manquent sur le marché à l'heure actuelle.
Grâce à l'évolution incessante de la technologie VR, plusieurs aspects du monde professionnel sont désormais nettement facilités. Parmi ceux-ci, il y a les réunions, qui peuvent dorénavant se faire à distance. Les collaborateurs peuvent ainsi se voir et discuter comme s'ils étaient réellement en face à face, bien qu'ils se trouvent à des endroits différents. Voici tout ce qu'il faut savoir sur cette nouvelle forme de réunion.
Réunion virtuelle : qu'est-ce que c'est concrètement ?
Grâce aux divers progrès technologiques, notamment à l'avènement de la réalité virtuelle, la réunion virtuelle est rendue possible. Il s'agit donc d'une nouvelle forme de réunion où les participants n'ont pas besoin de se déplacer pour y assister. Ils peuvent le faire, peu importe où ils se trouvent.
En somme, la distance n'est pas ainsi un problème, contrairement à une réunion en personne qui requiert la présence de tous les participants. Pour réaliser la réunion à distance, il suffit de recourir à certains équipements conçus à cet effet.
Il est bon de souligner que le nombre d'individus pouvant assister à une telle rencontre virtuelle n'est pas limité. Tous les membres d'une équipe, par exemple, peuvent très bien y participer.
Réunion virtuelle : pour quels avantages ?
Étant donné que la réunion se fait à distance, les participants n'ont qu'à réserver du temps pour y assister sans besoin de se déplacer. Cela réduit considérablement l'empreinte carbone puisqu'ils n'ont pas à prendre un moyen de transport quelconque pour aller au lieu de la réunion.
Il faut d'ailleurs savoir que cette nouvelle forme de réunion est très bon marché. Pour l'organiser ou y assister, il suffit de disposer d'un outil et d'une application VR adaptés, et bien sûr d'une connexion internet.
On n'a nullement besoin de louer un local ou des matériels spécifiques pour réaliser la rencontre. On n'a pas non plus besoin d'organiser le transport pour les individus présents.
Les différences de la réunion à distance avec celle en personne
Les différences de la réunion virtuelle avec celle en personne sont assez évidentes. Comme il a été dit précédemment, les participants à cette dernière sont tenus de se déplacer et de venir dans une même salle pour réaliser la rencontre.
Il peut s'agir d'un bureau, d'une salle de réunion ou même d'un restaurant. Les personnes sont de ce fait obligées de se préparer en amont pour y assister. Néanmoins, elles peuvent s'exprimer en se servant du langage corporel.
Les malentendus sont d'ailleurs moins probables, et chaque individu est plus discipliné. Aucune chose ne risquera de le distraire facilement puisqu'il se trouve dans un environnement plus sérieux. Enfin, la rencontre en personne reste meilleure pour les tâches nécessitant un travail d'équipe.
Les avantages des réunions virtuelles
Sentiment de face-à-face
Bien que les participants puissent être séparés par un écran, l'utilisation de webcams et d'images vidéo peut donner aux réunions virtuelles l'impression d'être en personne. En demandant à chacun d'allumer sa caméra, les participants établissent un lien plus personnel. Ils ont la possibilité de capter les expressions faciales, tout comme dans une réunion en salle.
Productivité accrue
La possibilité de programmer des réunions virtuelles plus courtes et plus efficaces augmente la productivité du temps utilisé. Avant Covid, les réunions tenues au bureau central pouvaient durer une éternité, en essayant de couvrir une pléthore de sujets et d'informations, dont la plupart n'étaient pas applicables à chaque participant. Les réunions virtuelles suppriment ce besoin et permettent des réunions plus courtes, plus concises et plus efficaces, au moment où elles sont nécessaires. La prise de décision est accélérée et le temps mieux utilisé.
Un meilleur rapport coût-efficacité
Les frais de déplacement, les coûts des salles et le temps passé à se réunir physiquement dans un lieu commun commencent à s'accumuler. Avec les réunions virtuelles, il n'y a plus rien à payer. Il n'y a pas de trajet, pas de planification, pas d'heures de travail perdues, il est facile d'ajouter d'autres collègues à tout moment. Une fois la réunion terminée, les membres de l'équipe peuvent retourner sans effort à leurs tâches quotidiennes.
Un partage d'informations plus large
Le fait de disposer d'une liste de participants aussi variée permet de recueillir des opinions diverses et de partager des informations. Le fait de pouvoir facilement ouvrir la réunion à un public plus large signifie que les participants de toute l'entreprise sont invités à donner leur avis. Cela permet d'apporter un éclairage et une expertise auxquels ils n'auraient peut-être pas eu accès lors d'une réunion traditionnelle.
Le guide ultime pour bien organiser une réunion virtuelle
L'organisation d'une réunion virtuelle ne doit pas se faire de n'importe quelle manière. Pour qu'elle soit efficace et fructueuse, et pour que chaque participant s'implique, il est important de passer par un certain nombre d'étapes clés.
Opter pour le bon outil
Afin que la réunion à distance soit plus rapide, plus simple et surtout plus collaborative, il est essentiel de choisir le bon outil pour la réaliser. Pour cela, il est indispensable de prendre en compte un certain nombre de critères.
Ce qu'il faut faire avant tout, c'est donc de définir ses réels besoins en termes de fonctionnalités. Il faut aussi considérer le nombre de personnes qui vont assister à la rencontre.
Il est enfin important de s'assurer que les technologies choisies sont bel et bien capables de simplifier les processus. Celles-ci doivent permettre aux différents participants d'accéder à l'information aisément tout en les aidant à rester concentrés sur les objectifs qu'ils doivent atteindre.
Créer un espace hors du cadre des réunions
Lorsqu'on travaille avec des collaborateurs dans un même local, on a plusieurs occasions d'échanger avec eux tout au long de la journée. Cela permet de tisser des liens entre les membres de l'équipe. Chaque personne sera alors plus à l'aise avec les autres, ce qui l'incitera à s'impliquer davantage.
Malheureusement, ces interactions et conversations informelles ne sont pas faisables lors d'une réunion virtuelle. De plus, il est assez difficile pour un individu de nouer de véritables liens d'amitié avec un autre qui se trouve à l'autre bout du monde.
C'est la raison pour laquelle les responsables de la rencontre doivent penser à créer un espace partagé hors du cadre des réunions. L'idée est de faire en sorte que chaque personne se sente à l'aise, fasse mieux connaissance avec les autres et se sente intégrée à l'équipe. Les collaborateurs seront d'ailleurs sur un pied d'égalité.
Choisir le meilleur horaire pour les réunions
Lorsqu'on organise une réunion virtuelle, trouver le bon horaire pour la rencontre peut être un véritable casse-tête. Effectivement, les disponibilités de chaque participant peuvent être différentes.
Les choses se corsent surtout quand les collaborateurs se trouvent dans des pays différents qui n'ont pas le même fuseau horaire. Il va alors falloir identifier des horaires qui peuvent correspondre aux divers fuseaux horaires.
Pour se faciliter la tâche, on peut recourir à certains outils permettant de définir le meilleur horaire. Parmi ceux-ci, il y a, entre autres, Worldtimebuddy, World Clock Meeting Planner ou encore Every Time Zone. Dans tous les cas, il est fortement conseillé de toujours planifier les rencontres longtemps à l'avance.
Définir un ordre du jour clair
Afin de mener à bien la réunion à distance, il est aussi essentiel de définir un ordre du jour clair. Il faut notamment déterminer en amont les points de discussion, les participants, la durée de la rencontre, etc.
L'élaboration de lignes directrices est également importante. Celles-ci vont aider à définir les règles à respecter durant la réunion. Ainsi, chaque collaborateur sera plus enclin à faire ce qu'on attend de lui.
Dans cette même vision, il est indispensable de mettre en place certaines règles de bonne conduite. Les participants sont donc tenus de les suivre pour que la réunion se déroule sans encombre.
Susciter l'intérêt des participants et réaliser un suivi de la réunion
Chacune des étapes citées précédemment est essentielle à l'organisation d'une réunion virtuelle. Cependant, elles ne serviront à rien si les responsables ne suscitent pas l'intérêt de chaque membre de l'équipe.
Pour ce faire, ils doivent penser à discuter amicalement avec les participants avant le début de la réunion. Ils doivent aussi leur demander de se présenter. Il faut d'ailleurs veiller à donner une tâche à chacun d'eux. Les membres les plus timides doivent enfin être invités à participer pour qu'ils soient plus actifs.
La réussite d'une réunion à distance repose en outre sur son suivi. L'idée est de demander aux collaborateurs leurs impressions après la rencontre. En suivant à la lettre ces différentes étapes, on peut être plus sûr de l'efficacité d'une telle réunion.
Quels sont alors les outils à privilégier pour réaliser une telle réunion ?
Le choix de l'outil ne doit pas être pris à la légère lors de l'organisation d'une réunion virtuelle. Il ne faut pas oublier qu'il y en a toute une panoplie sur le marché. Néanmoins, parmi les meilleurs, on retrouve Slack. Il s'agit d'un outil de messagerie d'équipe rassemblant tous les types de communication.
Join.me peut aussi très bien faire l'affaire. C'est une application polyvalente. Pour assurer le bon déroulement d'une réunion à distance, Dropbox, Google Drive, FaceTime et Skype constituent également de bonnes options. Ce sont même les outils les plus connus dans le domaine.
Toutefois, on peut aussi se tourner vers Periscope, Zoom, Freeconferencecall, GoToMeeting/GoToWebinar, WebEx ou encore GroupMe. À noter que chacun de ces outils présente ses propres avantages. Le choix dépend grandement des besoins et des préférences de chacun.
Qu'en est-il des meilleures applications VR pour réaliser une réunion virtuelle ?
Pour organiser une réunion virtuelle, les responsables ne peuvent pas non plus laisser de côté les applications VR dédiées à cet effet. Il ne faut toutefois pas opter pour n'importe laquelle. Afin de dénicher la meilleure, il est important de prendre en considération quelques critères.
Parmi ceux-ci, il y a la facilité d'utilisation de l'application convoitée. Il y a aussi sa compatibilité avec les différentes plateformes VR. Il y a enfin sa capacité à interagir avec les présentations, les divers documents liés au travail, etc.
Dans la liste des meilleures applis VR pour réaliser une réunion à distance, on compte ainsi MeetinVR, Rec Room et Glue, toutes les trois disponibles sur PC VR et Oculus Quest.
D'autres applications VR à privilégier pour organiser une réunion à distance
Parmi les meilleures applications VR disponibles pour réaliser une réunion virtuelle, il y a également BigScreen VR, Rumii et AltSpace. Ces trois applis sont compatibles avec Oculus Go, Quest et PC VR.
Pour les propriétaires d'un HTC Vive Focus ou d'un casque VR Pico, ils peuvent opter pour Engage. Cette application fonctionne aussi sur PC VR et Quest.
Pour ceux qui souhaitent organiser une réunion en se servant tout simplement de leur navigateur, FrameVR et Mozilla Hubs sont les applications à privilégier.
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Le coup de cœur de Julie❤️
Julie – Journaliste realite-virtuelle.com
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