C'est devenu le moyen le plus rapide de parafer des documents. Si la rapidité de la démarche ne semble faire de doute pour personne, les plateformes qui proposent ce service ont dû faire face à d'autres enjeux de taille pour convaincre ses adeptes.
L'objectif : garantir la confidentialité de leurs documents et assurer un stockage en toute sécurité des informations et des documents transmis. C'est le cas de Yousign, qui a fait de la dématérialisation de documents et de la signature électronique un service auquel de nombreuses entreprises ont désormais recours.
Un gain de temps certain
Comment rallier à notre cause les entreprises, tous secteurs d'activité confondus ? C'est certainement la question que se sont posée les fondateurs d'une société comme Yousign, au moment de lancer leur activité.
Pour ce faire, ils ont mis l'accent sur différents éléments fondamentaux de leur business : accessibilité, rapidité, efficacité. Voilà la valeur ajoutée d'un tel outil. Les signatures électroniques sont utilisables sur ordinateurs, tablettes, smartphones, par le biais d'applications intuitives et faciles à apprivoiser. Cette accessibilité à tous et en toutes circonstances a fait de la signature une simple formalité qui ne prend qu'une poignée d'instants. En effet, prendre la mesure d'une telle application est à la portée de tous, installer un tel outil est rapidement réalisable par tout type de structure.
Pour aller encore plus loin, ce type de plateforme s'adapte à tous les types d'interlocuteurs et de clients qui peuvent l'utiliser. Chacun, selon son secteur d'activités (banque, assurance, immobilier, cabinet légal, etc.), a ses contraintes, ses codes et coutumes. Un site comme Yousign permet à ses utilisateurs de bénéficier d'un système et d'une interface adaptés à son activité. Cela vaut aussi pour les structures publiques (collectivités, mairies, préfectures) et les particuliers.
Stockage assuré, confidentialité avérée
C'est l'Union européenne elle-même qui est à l'origine de directives concernant la protection des données et de leur stockage. La dématérialisation présente de nombreux avantages (écologiques et économiques notamment). Encore faut-il s'assurer que le stockage et le classement des documents concernés soient réalisés de manière professionnelle et sécurisée. Pour une entreprise, si les coûts seront réduits (pas de frais d'impression, pas d'acheminement et de gestion de tonnes de papier chaque année), l'enjeu est de taille car les documents qu'elle confie à une plateforme comme Yousign sont cruciaux et contiennent des informations potentiellement confidentielles (contrats, partenariats, documents de ressources humaines, fiches produits, conditions générales de vente, etc).
Pour répondre aux exigences de l'Union, Yousign présente l'avantage d'être une entreprise européenne ! Ainsi, elle stocke et classe les documents qu'elle est amenée à traiter dans des serveurs… européens ! Conformément aux directives, ces derniers font l'objet de contrôles réguliers, pour éviter une perte de données impromptues ou prévenir des tentatives de piratage.
À force de dématérialiser, certains pourraient se demander si les choses sont encore bien tangibles. Or, les traces laissées par une signature électronique sont réelles. En cas de litige, par exemple, une entreprise peut retrouver les étapes de la signature sans aucune difficulté. Pour chaque signature, une plateforme comme Yousign génère un dossier de preuves horodatées. Cela permet de garder des archives authentiques, de trouver et prouver la signature concernée lorsque cela est nécessaire.
Ces systèmes de gestion et de stockage, comme celui de la signature électronique, permettent de rendre les documents, leur gestion et leur exploitation plus fiables et plus simples. Ainsi, leurs utilisateurs ne perdent plus de temps à les gérer et à les stocker eux-mêmes et y ont accès dès qu'ils en ont besoin. De tels processus automatisés présentent aussi l'avantage de réduire les risques d'oublis et d'erreurs liés au facteur humain.
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