Google a introduit Googtle Workspace le 6 octobre 2020. Ce nouvel outil s'adresse aux employés de tous les secteurs, mais est disponible pour tous les utilisateurs.
Google Workspace a réussi à réunir toutes les personnes séparées par la distanciation sociale. Celui-ci rassemble tous les outils de collaboration et de productivité. Il fournit une expérience intégrée pour aider les personnes à travailler ensemble, partout où elles sont. Grâce à Google Workspace, vous tirez profit des avantages d'une véritable transformation numérique. Voici tout ce qu'il faut connaitre sur Google Workspace.
Qu'est-ce que le Google Workspace ?
En termes simples, Google Workspace est le nouveau G Suite. Google a renommé ce dernier en Google Workspace le 6 octobre 2020. Son objectif a été de répondre aux besoins de ses utilisateurs hautement variés. En réalité, le monde a changé. A ce rythme, nos vies professionnelles ont, elles aussi, évolué. Ainsi, Google a examiné son outil existant pour voir comment il peut créer une sorte de bureau numérique pour ses utilisateurs. Il a développé Google Workspace pour encourager une collaboration efficace et rapprocher les équipes, surtout dans le contexte actuel de la pandémie du coronavirus.
Google Workspace est une collection d'outils de productivité et de collaboration basés sur le cloud. Il est destiné pour les entreprises, les instituts et les organisations à but non lucratif. Cette plateforme inclut tous les outils de productivité et de collaboration les plus répandus et disponibles dans G Suite. On cite tout particulièrement Gmail, Docs, Sheets, Drive et Meet. Les produits Web sont disponibles via des plans d'abonnement mensuels.
Qu'est-ce qui distingue Google Workspace ?
Ses outils de collaboration sont ce qui distingue Google Workspace. Voici quelques spécificités de cette plateforme.
De nouvelles fonctionnalités pour renforcer la sécurité
Des outils de productivité améliorés signifient une productivité accrue. En utilisant Google Workspace, vos données entrent et sortent des serveurs volumineux de Google. Ceux-ci contiennent un certain nombre d'informations. De ce fait, la question de la sécurité et de la confidentialité sont cruciales. De nouvelles fonctionnalités de sécurité sont disponibles sur Google WorkSpace.
On mentionne notamment les capacités de détection intelligentes dans Meet. Celles-ci empêchent les utilisateurs inconnus et potentiellement abusifs de perturber les réunions. Par ailleurs, on a la classification automatique indispensable des salons de discussion contenant du spam. Il n'est pas surprenant que le mastodonte de Google puisse se vanter de disposer d'une sécurité cloud de pointe. Google Workspace est doté de la technologie, des ressources et des connaissances nécessaires pour vous assurer que toutes vos données Google sont en sécurité.
Une nouvelle expérience utilisateur profondément intégrée
Les outils de communication ont été regroupés dans Google Workspace. Cela comprend le chat, gmail, la gestion de contenu et les appels vidéo. Ces outils permettent de faciliter la collaboration entre les équipes et de rationaliser l'expérience client. En outre, au lieu de devoir ouvrir un nouvel onglet pour visiter un lien dans un document, une feuille de calcul ou un diaporama, les utilisateurs peuvent désormais prévisualiser le lien en le survolant simplement.
D'autre part, il devient possible de collaborer sur des documents directement à partir du Chat. Les utilisateurs de Workspace peuvent créer un document avec des invités dans un salon de discussion. Chacun a la possibilité de créer et de modifier un document en synchronisation en temps réel. Mais ce n'est pas tout.
Une puce de contact intelligente fournit les informations de contact des membres de l'organisation lorsqu'un utilisateur mentionne un tiers dans un document. Cela fournit un contexte de type CRM aux interactions et suggère des actions qui pourraient être entreprises avec le contact.
De nouveaux plans d'abonnement
Chaque entreprise est différente. La nouvelle plate-forme Workspace de Google a ajouté de nouveaux plans d'abonnement pour refléter ce changement. Elle s'adresse aux petites, moyennes et grandes entreprises à des prix différents. Chaque forfait inclut Gmail, Drive, Meet, Calendar, Chat, Docs, Sheets, Slides, Keep, Sites, Forms et Currents. Ils diffèrent par le support et le stockage qu'ils offrent.
Quels sont les différents forfaits de Google Workspace ?
Une fois inscrits sur la plateforme, les abonnés ont droit à une offre d'essai gratuite de 14 jours. À la fin de la période d'essai, il faut souscrire un abonnement payant pour continuer à bénéficier de Google Workspace. 4 types de plans sont proposés aux utilisateurs. Le premier plan concerne la formule Business Starter à 4,68 € par utilisateur et par mois. Il permet une vidéoconférence avec un maximum de 100 participants.
Le Business Standard représente la deuxième option. Elle coûte 9,36 € par utilisateur et par mois. Elle permet une vidéoconférence jusqu'à 150 participants. Quant à la version Business Plus, à 15,60 € par utilisateur et par mois, sa fonctionnalité de vidéoconférence peut accueillir jusqu'à 250 participants. Elle bénéficie également de fonctions de sécurité et de gestion avancées.
Enfin, le plan Enterprise est le dernier, mais non le moindre. Il offre autant d'espace de stockage que vous le souhaitez. Il permet le suivi des participations. Les prix sont disponibles auprès du service commercial.
Comment migrer de G Suite vers Google Workspace ?
Pour passer de G Suite à Google Workspace, vous devez effectuer une mise à niveau ou rétrograder vers l'une des éditions de Google Workspace. Toutefois, si vous êtes abonné à un forfait G Suite annuel/fixe actif, votre abonnement restera inchangé. Vous pouvez migrer vers Google Workspace une fois la période d'abonnement terminée.
Comment accéder à Google Workspace?
Avant de pouvoir bénéficier des applications intégrées à Google Workspace, il faut choisir un plan basé sur un abonnement. Ceci fait, vous pouvez continuer à configurer le premier compte utilisateur de l'administrateur et le domaine qui utilisera Google Workspace.
L'ensemble du processus d'installation est facile et doit être fait en quelques secondes. Vous pouvez ensuite vous connecter, configurer Google Workspace selon vos besoins professionnels et personnaliser votre compte en conséquence. Ce faisant, vous pouvez ajouter des utilisateurs, définir les autorisations d'accès, introduire plus de domaines et personnaliser le tableau de bord de votre entreprise.
Avantages de Google Workspace
Presque toutes les entreprises utilisent des logiciels de cloud computing. Mais le suivi des conversations et des documents sur plusieurs espaces, tableaux de bord et applications cloud peut être frustrant.
Les suites bureautiques permettent de contrôler les conversations et le contenu. En connectant l'ensemble des collaborateurs à Google Workspace, l'entreprise peut bénéficier des avantages suivants :
- Un tableau de bord central pour 13 applications de documents, de tableurs, de communication et de productivité.
- Fonctionnalité inter-applications vous permettant de gagner du temps lorsque vous passez d'une application à l'autre.
- Possibilité d'accueillir jusqu'à 250 participants à une réunion.
- Collaboration en temps réel avec les clients dans les documents ou les feuilles de calcul.
- Attribution de tâches dans des salles, des documents, des feuilles de calcul ou des diapositives.
- Possibilité de créer des groupes pour des équipes ou pour l'ensemble de votre organisation.
Google Workspace est l'un des outils les plus rapides à déployer pour favoriser la collaboration des équipes. Il ne nécessite pas d'espace de stockage sur le disque dur et fonctionne à partir de n'importe quel appareil. Les bons outils de cloud computing facilitent la collaboration à distance entre les propriétaires d'entreprise, les employés et les clients.
Utiliser Google Workspace
Voici quelques façons d'utiliser les différents outils offerts par Google Workspace.
Google Chat
Si vous activez le Google Chat de Gmail, vous aurez à la fois des discussions et des salles disponibles. Outre le partage de fichiers, Google Chat intègre également d'autres services. A partir du Chatbox, vous pouvez partager un fichier à partir de votre lecteur Google, créer une réunion vidéo sur Google Meet et fixer un rendez-vous via Google Calendar. En plus de discuter aux particuliers, vous pouvez créer des groupes. Cela permet de coordonner des équipes et des conversations générales de groupe.
Google Spaces
Cette fonctionnalité est pratique pour la création d'espaces organisés pour différents projets. Chaque section a sa propre section de chat, de fichiers et de tâches. L'onglet de discussion garantit que toutes les conversations relatives à votre espace restent au même endroit. En plus, vous pouvez partager des fichiers, créer une conférence vidéo ou même planifier une réunion directement à partir de l'outil.
Si vous devez partager des fichiers avec votre équipe, l'onglet Fichiers vous permettra de le faire sans difficulté. Vous pouvez télécharger des fichiers de votre ordinateur ou partager des documents de votre lecteur Google. De plus, chaque fichier conservera ses autorisations. Lorsque vous partagez un document, vous avez le choix de laisser ou non votre équipe afficher, commenter ou modifier les autorisations.
Enfin, l'attribution de tâches est effectuée directement dans la section Tâches. Vous pouvez créer une affectation, inclure tous les détails, définir une date d'échéance et l'attacher à une personne spécifique. Cela envoie automatiquement la tâche à la propre application Google Tasks du cessionnaire.
Google Meet
Google Workspace inclut un raccourci pour créer et rejoindre des réunions. Vous verrez le lien de salle de réunion lorsque vous cliquez sur Nouvelle réunion. Vous pouvez également envoyer des invitations par courrier électronique.
L'option « Commencer maintenant » ouvrira une nouvelle fenêtre de navigateur où vous effectuerez votre réunion. Donc, vous n'aurez pas à télécharger ou à installer des applications distinctes. Vous êtes en mesure de rejoindre une réunion directement à partir de Google Workspace. Choisissez Rejoindre une réunion, entrez le code de la salle de réunion et vous y êtes.
Google Agenda et Google Keep
A partir de cette fonctionnalité, vous voyez et gérez le calendrier de sa journée. Vous pouvez même créer de nouveaux événements directement à partir de votre écran. Le réglage de votre horaire devient encore plus pratique.
Prendre des notes se fait sans aucune difficulté avec Google Keep. Lorsque vous cliquez sur cette icône, vos notes les plus récentes apparaitront. Lorsque vous créez une note, il est automatiquement lié à un email que vous avez ouvert. Même après avoir enregistré la note, vous pouvez toujours voir son email source. En cliquant sur la source, cela vous conduira à cet e-mail au lieu d'avoir à rechercher votre boîte de réception.
Google Contacts
Si vous avez un smartphone Android, vous pouvez afficher tous vos contacts sur l'outil de gestion de carnets d'adresses de Google. Recherchez des personnes et contactez-les directement à partir de cette vue. En un seul clic, vous serez capable d'envoyer un courrier électronique, discuter ou définir un rendez-vous.
Google Tasks
Toutes les tâches dont vous avez besoin, y compris celles qui vous sont affectées dans Google Spaces sont présentes sur cette fonctionnalité. Pour vous aider à vous tenir organisés, vous n'avez qu'à créer des listes pour séparer les tâches dans leurs sections. Si vous ajoutez des dates d'échéance à vos tâches, elles s'afficheront dans votre calendrier.
Sécurité de Google Workspace : comment l'améliorer ?
Google Workspace constitue sans aucun doute l'un des outils les plus sécurisés du Web à l'heure actuelle. Cependant, cela ne signifie pas qu'il faut négliger la protection de cet espace de travail. Comme tout autre outil dans une entreprise, Google Workspace fonctionne mieux en utilisant le système avec précaution.
Se servir de Drive partagés
Les lecteurs partagés offrent aux utilisateurs de Google Workspace un moyen rapide et facile de collaborer de manière transparente sur des fichiers. Contrairement à la version standard, les lecteurs partagés sont spécifiquement conçus pour votre équipe.
L'avantage de cette fonctionnalité réside dans le fait que si un collaborateur quitte l'entreprise, il n'emportera pas le précieux contenu avec lui. Les fichiers restent au même endroit, de sorte que chacun peut continuer à bénéficier d'une productivité continue. En outre, l'administrateur des fichiers assure un contrôle total de l'accès aux fichiers de l'équipe.
Lutter contre le phishing
Le phishing constitue une stratégie que les criminels peuvent utiliser pour voler des données en ligne. Il s'agit d'un problème courant dans le monde numérique. Heureusement, G Suite aide à combattre l'épidémie de phishing. Par exemple, la première étape consiste à expliquer à l'ensemble des employés comment se protéger des problèmes de phishing.
Fournir aux employés des informations utiles sur des sujets est un bon début. Il faut aussi mettre en place des extensions Gmail dans Google Workspace qui analysent automatiquement les pièces jointes à la recherche de virus.
Gérer les administrateurs
Google recommande aux entreprises d'apprendre à gérer leurs administrateurs pour créer une expérience sécurisée de Google Workspace. Il faut déterminer ainsi lesquels des employés auront un accès privilégié à certains outils et fichiers. Dans la plupart des cas, il vaut mieux donner aux gens l'accès à moins de données. En effet, moins il y a de points d'entrée dans vos fichiers critiques, moins vous risquez de vous retrouver avec une violation de données.
Google Workspace en vaut-il la peine ?
Il faut reconnaître que Google Workspace représente une plateforme efficace. Pour ceux qui ne disposent pas d'un bureau central pour les réunions, il existe de nombreux moyens de rester en contact avec leur équipe via Workspace. Il suffit d'utiliser d'autres applications comme Slack pour la messagerie et Zoom pour les réunions. Il faut toutefois tenir compte des frais supplémentaires pour chaque plateforme.
La combinaison de fonctionnalités de Google Workspace représente un excellent rapport qualité-prix. Cette affirmation est valable quelle que soit la taille de votre entreprise. Pour les PME, les formules Business Starter et Business Standard offrent un espace de stockage important et des options d'appel vidéo. Toutes les formules de Google Workspace comportent une période d'essai gratuite de deux semaines. Ainsi, il ne reste plus qu'à essayer la plateforme avant de s'engager.
“Google Workspace for Education” : qu'est-ce que c'est et pour qui ?
Google Workspace for Education désigne une série d'outils de travail en ligne tels que Gmail, Drive et Docs. Dans le monde, ce programme a servi à pas moins de 170 millions d'enseignants et d'étudiants pour apprendre, enseigner et partager leurs documents en un seul endroit. En fait, cette suite d'outils est accessible partout et sur n'importe quel appareil.
La suite de services Google a été conçue pour répondre aux différents besoins des institutions du monde entier, allant de la maternelle au doctorat. Plus précisément, les écoles et les centres de formation qui mènent leurs activités éducatives à domicile. Pour bénéficier des ensembles d'outils de travail de Google, les établissements doivent remplir les critères requis. Notamment, ils doivent être agréés par l'État et bénéficier d'une accréditation officielle. En outre, ils doivent être titulaires de qualifications approuvées au niveau national ou international.
À noter que Google se donne le droit de déterminer si une organisation peut profiter ou non de ce programme. Le délai de traitement des dossiers de candidature avoisine les 10 jours ouvrables.
Parmi les organisations qui ne peuvent pas adhérer à Google Workspace for Education figurent celles qui perçoivent des aides publiques. Par exemple, les académies militaires et les bibliothèques publiques.
Google Workspace Individual facilite la connexion et l'engagement des collaborateurs
Google Workspace Individual est disponible en Australie, au Brésil, au Canada, au Japon, au Mexique et aux États-Unis. Pour bénéficier de cette offre, il faut résider dans l'un de ces pays et y créer un profil de paiement. En fait, un abonnement permet d'utiliser les fonctionnalités de Workspace Individual depuis n'importe où. Parmi ces fonctionnalités figurent Google Meet, Google Agenda et Gmail.
Google Meet offre la possibilité d'organiser des réunions de groupe de plus de 60 minutes, de les enregistrer ou d'utiliser la suppression du bruit. Cette fonctionnalité permet d'utiliser des sessions en petits groupes, des mains levées et des sondages pendant les réunions.
Quant à, Google Agenda, il permet de créer et de partager des calendriers de rendez-vous, de définir ou de modifier la disponibilité d'une date spécifique ou encore d'ajouter une période tampon entre deux rendez-vous.
Pour souscrire au service Google Workspace Individual, il suffit de suivre les procédures indiquées sur ce dernier ou de se rendre sur https://workspace.google.com/individual.
Il est possible de souscrire à un essai de 14 jours avec le compte Google Personal. Une fois cette période écoulée, l'abonnement est activé. Il faut compter jusqu'à 5 minutes pour accéder aux nouvelles fonctionnalités du compte utilisateur. Si les nouvelles options ne s'affichent pas après l'abonnement, il faut rafraîchir l'écran.
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